Parlons Gestion de Projet
La gestion de projet est une discipline complexe et exigeante qui repose sur une organisation rigoureuse et fait appel à des nombreuses compétences et à beaucoup d’interactions.
Sur ce site, j’aborderai
- les bases de la gestion de projet,
- ses phases essentielles,
- les éléments clés à ne pas négliger,
- les acteurs impliqués
- et les méthodes de planification de projet et de conduite du changement.
Ces contenus vous éveilleront à ce qu’implique le pilotage de projet (sans toutefois avoir vocation à faire de vous des chefs de projet aguerris). Vous découvrirez ici les bonnes pratiques et les outils indispensables pour réussir le pilotage de vos projets.
Les bases de la gestion de projet
Comment définit-on un projet ?
La gestion de projet consiste à :
- organiser et coordonner ...
- ... un ensemble d’activités ...
- ... dans le but d’atteindre un objectif donné ...
- ... tout en respectant des contraintes de budget et de temps
La gestion de projet implique une organisation spécifique et, le plus souvent, la mobilisation d’équipes pluridisciplinaires.
Quelles sont les caractéristiques d'un projet ?
Voir l’article sur l’analyse et gestion des risques du projet. Bientôt !
Voir l'article sur la méthode SMART pour définir les objectifs.
Quelles sont les organisations de gestion de projet ?
Les 3 structures d’organisation les plus courantes que l'on rencontre sont :
Fonctionnelle
La hiérarchie du projet est organisée autour des hiérarchies de fonctionnement habituelles de l’entreprise. Les managers de chaque service concerné gèrent l’interface avec le chef de projet.
Par projet
Les membres de l’équipe projet sont placés sous la hiérarchie du chef de projet.
Cette organisation est souvent le fait de grosses structures où les équipes projets n’ont pas d’autres fonctions et passent de projet en projet.
Matricielle
Combinaison des organisations fonctionnelle et par projet où les membres de l’équipe projet répondent hiérarchiquement au chef de projet pour ce qui est du périmètre du projet et continuent de répondre hiérarchiquement à leur manager pour leur activité opérationnelle.
Voir l’article de comparaison détaillée des structures, leurs avantages et leurs inconvénients. Bientôt !
Les phases d'un projet
(**) Des articles dédiés et des modèles seront produits sur ces sujets.
Eléments indispensables
Des articles dédiés et des modèles seront produits sur chacun de ces sujets.
Parties prenantes principales
Chef de projet
- Responsable de la planification, de l'exécution et de la clôture du projet.
- Coordonne les équipes, gère les ressources et garantit que le projet respecte les délais et le budget.
- Rend compte au sponsor.
Sponsor
- Personne ou groupe qui finance le projet et valide les principales décisions, notamment la charte
- S'assure que le projet est aligné avec les objectifs stratégiques de l'organisation
- Si ce n’est pas la Direction de l’entreprise, le sponsor assure la liaison entre la Direction et l’équipe projet
- On l’appelle aussi « commanditaire »
Comité de pilotage
- Assure la gouvernance du projet
- Instance de décision et de suivi, en charge de contrôler l'avancement du projet, et si besoin prendre des décisions et faire des arbitrages
- Composé de plusieurs parties prenantes clés du projet : sponsor, directeurs, responsables et experts, chef de projet
- Le comité de pilotage apporte un regard extérieur, des conseils et valide les grandes étapes du projet
Équipe projet
- Composée de membres ayant diverses compétences
- Collabore pour réaliser les tâches et atteindre les objectifs définis
- Nécessairement pluridisciplinaire et motivée pour participer à l’équipe projet
Au fil du blog « Gestion de projet » nous parlerons également des parties prenantes, des fournisseurs ou sous-traitants, etc.
Et n’oubliez pas d’établir et de communiquer le RACI du projet, pièce essentielle au bon fonctionnement de l’équipe projet. Le RACI définit les responsabilités de chaque acteur pour chaque tâche à réaliser.
Voir la fiche pratique « Matrice RACI » et le modèle associé.
Planification
Plus vous apporterez de soin à la planification détaillée que vous établissez au lancement du projet, plus votre suivi sera facilité et plus vous vous préserverez des dérives de planning.
Malgré tout, ne nous leurrons pas, vous serez sans doute contraint de réviser votre planification tout au long du projet :
- tâche qui n’avance pas aussi vite qu’escompté,
- impondérable dans la gestion de l’équipe (absence, défection, …),
- difficulté technique non estimée qui se fait jour,
- …
autant d’événements imprévus qui font le quotidien du chef de projet.
La planification va consister à :
- Découper en tâches le projet
- Estimer et affecter les ressources nécessaires (humaines, techniques, budgétaires)
- Identifier les dépendances entre les tâches
- un PERT (**) permettra de mettre en lumière l’enchaînement ou la simultanéité des tâches
- Etablir le calendrier :
- un diagramme de GANTT (**) donnera une vue d’ensemble claire et précise et servira utilement le suivi du projet tout au long de son déroulement
(**) Des fiches pratiques seront produites sur ces 2 sujets.
Conduite du changement
On ne peut pas parler de gestion de projet sans évoquer la conduite du changement.
En effet, un projet induit un changement, qu’il soit technologique, organisationnel ou culturel, et tout changement peut créer de la peur, de l’anxiété, du rejet auprès des parties prenantes qui vont être impactées par ce changement. Il est donc crucial, dès le début du projet, de prévoir les mesures d’accompagnement qui mèneront sereinement les équipes concernées vers l’adoption des nouveaux processus ou des nouveaux outils que le projet leur apportera.
Plus l’accompagnement se fera en amont, plus la résistance au changement sera neutralisée.
4 angles d’accompagnement complémentaires :
Communiquer
Dès la phase de lancement, informer sur le projet, ses objectifs, son déroulement, etc.
Impliquer
Associer les équipes qui seront impactées par le projet idéalement dans l’équipe projet ou, a minima, en leur consacrant des temps d’échange.
Former
Dès que possible en fonction de l’avancement du projet, initialiser les formations pour faciliter l’appropriation du nouvel outil ou du nouveau processus.
Soutenir
Au-delà de la communication et de la formation, tenir compte de l’impact psychologique du changement sur certaines personnes et les accompagner plus spécifiquement.
Un article dédié sera consacré aux méthodologies d’accompagnement.
Tous ces sujets font l’objet d’articles détaillés, de guides de mise en œuvre et d’outils que vous trouverez dans la section « Gestion de projet » du blog de ce site.
En attendant leur parution, la norme ISO 21500 pourra vous donner des recommandations utiles.