Quand utiliser une matrice RACI ?
La matrice RACI vous sera utile dans les situations suivantes :
- Ecriture d’une procédure / d’un mode opératoire complexe
- Reengineering d’un processus
- Gestion d’un projet
A quoi sert la matrice RACI ?
Une matrice RACI affecte des rôles et des responsabilités définis à chacune des fonctions ou des individus qui interviennent dans le déroulement d’un processus, d’un projet, d’une procédure. La matrice RACI évite les incompréhensions sur ce qui est à la charge de chacun.
Elle va éviter les « trous noirs », ces actions dont personne ne se sent en charge ni de les réaliser, ni de prendre une décision lorsque le besoin s’en fait sentir.
Elle permet également à celui qui rédige une procédure (ou tout autre document de même type) de s’assurer que toutes les phases du processus sont couvertes, qu’il n’y a ni doublon (plusieurs fonctions en charge de la même chose) ni orphelin (une étape qui n’est affectée à aucune fonction).
Ceci est également essentiel pour la bonne tenue d’un projet qui sera par nature limité dans le temps mais autour duquel il est souvent difficile d’organiser la communication : à qui poser une question ? qui consulter avant de prendre une décision importante ? qui mettre en copie des échanges pour information ?
ATTENTION aux confusions possibles des termes selon la langue utilisée ! Ainsi le « R » de Réalisation en français est le « R » de Responsible en anglais.
Recommandation : toujours insérer une courte légende sur une matrice RACI. Par exemple : R = réalise / A = autorité / C = consulté / I = informé
Rôles et responsabilités de la matrice RACI
Réalisateurs -> au minimum 1 mais attention à ne pas les multiplier !
Si votre matrice est associée à une procédure avec des rôles par services ou fonctions, la multiplication des R est le signe d’une responsabilité de réalisation (qui fait quoi ?) mal définie ou diluée, source de conflits, de non-réalisation ou de perte de temps.
Le risque majeur est que chaque fonction se sente dessaisie de sa responsabilité … et qu’au bout du compte personne ne réalise !
Si la matrice est liée à un projet (et donc souvent à des individus nommément désignés), la pluralité de réalisateurs sur une tâche doit vous inviter à réfléchir au contenu de la tâche : ne s’agit-il pas d’une « macro » tâche qui mériterait d’être affinée ? et ainsi permettrait de mieux définir qui doit réaliser chaque sous-tâche.
Approbateurs -> vigilance absolue !
Vous devez identifier 1 seul approbateur par tâche. N’oubliez pas que l’approbateur est celui qui aura le dernier mot en cas d’arbitrage. Si vous avez plusieurs approbateurs pour la même tâche, il deviendra difficile de trancher un sujet.
Toutefois, si le même approbateur se retrouve à la tête de trop nombreuses tâches, il lui appartiendra en déléguer certaines mais il conservera la responsabilité ultime des décisions.
A l’inverse, la matrice ne peut pas fonctionner avec des tâches sans approbateur identifié. Ceci en reviendrait à n’avoir aucune structure décisionnaire en mesure de prendre une décision le moment venu.
A noter qu’un approbateur peut également être réalisateur d’une tâche. A utiliser néanmoins avec parcimonie pour éviter la confusion des rôles.
Consultés -> les conseilleurs ne sont pas les payeurs !
Le risque si vous avez trop de consultés pour une tâche est de paralyser le système. Vous devez limiter les consultés à ceux qui auront une réelle valeur ajoutée sur le sujet traité, et non pas à tous ceux qui pourraient avoir envie de donner leur avis ! Sur ce point, la communication est un point essentiel afin d’éviter la frustration de ceux qui ne sont pas au nombre des consultés.
Informés -> communiquez !
Prenez soin de bien identifier dès le départ tous ceux dont le quotidien va être impacté par les décisions prises.
Avantages de la matrice RACI
Clarté
Pour ceux qui figurent à la matrice : Chacun sait quel rôle lui est assigné. Pour ceux qui ne font pas partie de la matrice : Chacun sait vers qui se tourner en cas de question, de besoin d’informations, etc.
Responsabilité
La matrice RACI évite les incompréhensions en attribuant de façon visible les responsabilités liés aux tâches.
Facilité de communication
La matrice RACI est un outil de communication, notamment dans les phases de modification de processus ou les phases de projets. Elle est rapidement lisible et compréhensible.
Orientation résultats
La structure qu’elle apporte à la gestion d’un projet implique les bonnes personnes dans la prise de décisions et ainsi favorise l’atteinte des résultats attendus.
Efficacité / Efficience
La réflexion que la matrice enclenche met en évidence les étapes inutiles ou redondantes et permet donc de rationaliser les processus.
Coordination
La matrice permet de mettre de la fluidité dans les interactions entre services ou individus. Elle réduit ainsi le risque de non-réalisation ou de délais non respectés.
Ecueils à éviter
Considérer la matrice RACI comme immuable. Une organisation est un organisme vivant. De ce fait, la répartition des rôles et responsabilités peut (et doit) évoluer. Il ne faut donc pas hésiter à revoir la matrice RACI en fonction de l’évolution de l’organisation concernée.
Vouloir tout mettre sous matrice RACI. Evaluer toujours le besoin en fonction du type de projet ou de l’organisation concerné.
Imposer la matrice RACI sans analyse préalable. Les rôles et responsabilités de chacun ne se décrètent pas sans évaluation préalable. Un service / un individu ne peut pas découvrir par la diffusion d’une matrice RACI qu’un rôle ou une responsabilité lui a été dévolu. L’implication de chacun est absolument nécessaire pour que l’organisation fonctionne. C’est le rôle du manager que d’apprécier avec ses équipes, avant la réalisation de la matrice RACI, ce que sera leur implication dans le processus.
Considérer la matrice RACI comme immuable. Une organisation est un organisme vivant. De ce fait, la répartition des rôles et responsabilités peut (et doit) évoluer. Il ne faut donc pas hésiter à revoir la matrice RACI en fonction de l’évolution de l’organisation concernée.
Vouloir tout mettre sous matrice RACI. Evaluer toujours le besoin en fonction du type de projet ou de l’organisation concerné.
Imposer la matrice RACI sans analyse préalable. Les rôles et responsabilités de chacun ne se décrètent pas sans évaluation préalable. Un service / un individu ne peut pas découvrir par la diffusion d’une matrice RACI qu’un rôle ou une responsabilité lui a été dévolu. L’implication de chacun est absolument nécessaire pour que l’organisation fonctionne. C’est le rôle du manager que d’apprécier avec ses équipes, avant la réalisation de la matrice RACI, ce que sera leur implication dans le processus.
2 variantes de la matrice RACI
RACI-VS
RASCI
On ajoute 2 rôles aux 4 de la matrice RACI :
V -> Celui qui doit vérifier
Il s’assure que la réalisation est conforme au niveau de qualité attendue.
Il intervient une fois la tâche terminée.
S -> « Signatory » Celui qui approuve la vérification
Il supervise l’ensemble des responsabilités et fournit l’approbation finale de la tâche.
C’est une matrice qui se rencontre dans des domaines de production très pointus où la moindre anomalie peut avoir des conséquences extrêmes : nucléaire, par exemple.
On ajoute 1 rôle aux 4 de la matrice RACI :
S -> Celui qui apporte du support / de l’aide
Il peut intervenir en support dans la réalisation des tâches, en apportant des ressources supplémentaires.
C’est une matrice qu’il peut être intéressant d’utiliser dans le cadre de projets qui ne peuvent pas souffrir de retard de réalisation. Il est alors intéressant, dès la conception, d’identifier les sources potentielles de compléments de ressources.
Dans le cadre d’une procédure, ce rôle sera plutôt utilisé pour gérer un mode dégradé sur une tâche : qui peut réaliser en l’absence du R ?
RACI-VS
On ajoute 2 rôles aux 4 de la matrice RACI :
V -> Celui qui doit vérifier
Il s’assure que la réalisation est conforme au niveau de qualité attendue.
Il intervient une fois la tâche terminée.
S -> « Signatory » Celui qui approuve la vérification
Il supervise l’ensemble des responsabilités et fournit l’approbation finale de la tâche.
C’est une matrice qui se rencontre dans des domaines de production très pointus où la moindre anomalie peut avoir des conséquences extrêmes : nucléaire, par exemple.
RASCI
On ajoute 1 rôle aux 4 de la matrice RACI :
S -> Celui qui apporte du support / de l’aide
Il peut intervenir en support dans la réalisation des tâches, en apportant des ressources supplémentaires.
C’est une matrice qu’il peut être intéressant d’utiliser dans le cadre de projets qui ne peuvent pas souffrir de retard de réalisation. Il est alors intéressant, dès la conception, d’identifier les sources potentielles de compléments de ressources.
Dans le cadre d’une procédure, ce rôle sera plutôt utilisé pour gérer un mode dégradé sur une tâche : qui peut réaliser en l’absence du R ?