Développée par FORD dans les années 1980, la méthode 8 D repose principalement sur l’expérience terrain. Elle s’inscrit dans un travail collaboratif, transverse et pluridisciplinaire.
La méthode tire son nom de « Eight Do » ou « Eight Disciplines » pour les 8 étapes à mener. Elle s’inspire grandement du PDCA mais elle détaille chaque étape à suivre.
Afin de disposer de collaborateurs aguerris à la méthode, il est intéressant de constituer une équipe « spécialiste » qui sera amenée à intervenir dès qu’un 8 D sera nécessaire, plutôt que de constituer une équipe ponctuelle pour chaque 8 D à mener. Prenez soin de construire une équipe pluridisciplinaire et dont les membres vont favoriser la communication entre les différentes fonctions de l’entreprise (production, méthodes, qualité, achat, logistique, etc).
Etapes de la méthode 8 D
- Constituer l’équipe
- Décrire le sujet
- Mettre en place des actions immédiates
- Identifier les causes racines
- Mettre en œuvre un plan d’actions
- Vérifier l’efficacité des actions
- Etendre les résultats
- Féliciter l’équipe
Les 8 étapes de la méthode 8 D se groupent en 3 temps forts de la résolution d’un problème :
- Sécuriser la situation
- Eradiquer les causes racines
- Capitaliser sur l’expérience acquise
A chaque séquence s’associent des outils de résolution de problèmes.
Tout comme la méthode A3 (qui tient son nom du format de papier utilisé pour formaliser l’analyse), le 8 D est généralement formalisé sur une feuille de papier, maximum sur un recto verso. Chaque étape dispose de son « cadre » pré-établi.
Voir le modèle excel proposé qui intègre la fiche 8 D et les travaux annexes : ce modèle est très générique et peut aisément s’adapter à toutes les activités. L’onglet « Lisez-moi ! » reprend en quelques mots les éléments majeurs pour chacune des étapes. Vous pourrez aussi trouver des modèles plus spécialisés (production, logistique, etc) sur le web.
Conseils pour réussir chacune des étapes du 8 D
Constituer l’équipe
Il est bien sûr essentiel d’intégrer à l’équipe un/des membres de l’équipe concernée par le sujet à traiter. Mais il est tout aussi essentiel d’apporter un œil extérieur grâce à la participation de collaborateurs de services connexes.
Si vous avez la chance d’avoir pu constituer dans votre entreprise une équipe spécialisée 8 D, la seule variable d’un sujet à l’autre seront les membres de l’équipe directement impliquée dans le sujet à traiter.
Décrire le sujet
Prenez le temps de cadrer précisément le sujet du 8 D. C’est simple lorsqu’il s’agit de traiter un accident ou une non-conformité, le sujet à traiter étant l’événement tel qu’il s’est produit. Cela peut s’avérer moins évident dans le cadre d’un projet plus large, par exemple un 8 D visant à corriger plusieurs conséquences d’un même type d’événements.
Or, le cadrage du sujet est primordial pour que tous les membres de l’équipe 8 D soient alignés et œuvrent dans la même direction.
Prendre le temps de mener un QQOQCP vous assurera de ne pas partir dans des directions inutiles.
Mettre en place des actions immédiates
On parle là de mesures mises en œuvre dans l’urgence afin de « limiter les dégâts ». Imaginons une forte fuite sur une canalisation. La toute première action immédiate va consister à couper l’arrivée d’eau, le temps d’identifier l’origine.
Ne négligez pas cette étape ! Les conséquences d’un événement immédiatement enrayé seront toujours moins lourdes (matériellement, financièrement, …) à gérer.
Identifier les causes racines
Vous allez mettre ici en œuvre les différents outils qui vont permettre de voir au-delà de l’évidence, c’est-à-dire au-delà de ce qui parait être la cause de l’événement.
Ici, un 5 pourquoi, un 6 M vont vous aider à faire la lumière sur le fondement de ce qui s’est produit, les fameuses « causes racines ».
Mettre en œuvre un plan d’actions
Une fois les causes racines connues, vous allez déterminer avec l’équipe du 8 D les actions qui vont permettre d’éviter la récidive de l’événement. Comme pour tout plan d’actions, prenez soin que chaque action se voit attribuer un pilote, une date de réalisation, un délai de contrôle de l’efficacité (à ne pas confondre avec le délai de contrôle de réalisation).
Parmi vos actions, n’oubliez pas tout ce qui a trait à la standardisation : rédaction d’une consigne / d’un mode opératoire, affichage des bonnes pratiques, évolution du contenu de la formation, … C’est souvent une action négligée qui fait que, dans le temps, le résultat obtenu de délitera.
Vérifier l’efficacité des actions
La vérification de l’efficacité peut être quelquefois assez longue. En effet, plus la probabilité qu’un fait se produise est faible, plus le délai dans lequel vous allez pouvoir conclure à l’efficacité de l’action visant à l’empêcher sera long.
Pour déterminer le « bon » délai de vérification, évaluez la probabilité d’occurrence par analogie avec des faits identiques.
Et bien sûr, si vous constatez qu’une action menée n’a pas été efficace, reprenez votre 8 D !
NB : Les étapes qui suivent peuvent intervenir avant le contrôle de l'efficacité de toutes vos actions si certaines d'entre elles nécessitent un délai relativement long.
Etendre les résultats
Avoir éradiqué un problème, c’est bien … Empêcher qu’un autre se produise, c’est mieux !
Bien sûr, vous ne disposez pas de boule de cristal pour devancer les événements mais vous pouvez néanmoins, toujours à l’aide de votre équipe 8 D, sortir du périmètre que vous vous étiez fixé et anticiper / imaginer des faits analogues qui sont susceptibles de se produire.
Reprenons notre exemple de la fuite d’eau sur une canalisation. Si la ou l’une des causes racines s’avère être la vétusté de l’installation, il peut être important de regarder du côté de l’installation électrique et, ainsi, éviter un court-circuit ou un incendie ultérieur.
Voir à ce titre le sujet sur les différents types d'actions.
Féliciter l’équipe
Il ne s’agit pas là de distribuer des médailles (quoi que …). Il s’agit plutôt de promouvoir la dynamique d’amélioration continue dans laquelle s’inscrit la méthode 8 D et de mettre en lumière les collaborateurs qui y participent.
Un intranet, une newsletter, un journal d’entreprise sont autant de vecteurs de communication que vous devez mettre à profit pour transmettre l’information d’un 8 D clôturé avec succès.
Si les résultats ont permis une économie importante pour l’entreprise, il peut être décidé de remercier financièrement ceux qui ont contribué. Ceci est une décision de Direction Générale.
Si la pratique du 8 D est un mode de fonctionnement courant de l’entreprise, vous pouvez imaginer d’organiser les « awards du 8 D » où vous invitez tous les collaborateurs de l’entreprise à voter pour le 8 D le plus utile, le plus étonnant, le plus inventif, etc.
Variante de la méthode 8D
Vous trouverez quelquefois une autre version du 8D où :
- 5 = définir le plan d’actions
- 6 = mener le plan d’actions
- 7 = contrôler l’efficacité
Cette variante n’intègre pas de retour d’expérience. Or, cette étape permet de profiter du travail qui a été mené et présente une réelle dimension d’amélioration continue, il est donc dommage de ne pas la mettre à profit.