Le logigramme permet de représenter sous forme graphique et résumée ce qui est expliqué dans un mode opératoire ou une procédure. Il peut également être utilisé dans le cadre d'un projet pour en décrire visuellement les étapes, les options, etc.
Un logigramme permet de mettre en lumière l’enchaînement des tâches et est très utile pour ne pas omettre d’étapes ou de questions à se poser. Il permet également de répondre de façon claire aux points qui nécessitent un contrôle, une interrogation, une décision.
Sa forme oblige à être concis dans l’expression de chaque tâche, ce qui est un gage de compréhension par le plus grand nombre.
Attention ! Penser à former les utilisateurs à la lecture des logigrammes !
Formes usuelles des logigrammes
Il existe une multitude de formes utilisées dans les logigrammes. Néanmoins, seule une petite partie de ces formes sont couramment utilisées. Le schéma ci-après présente les formes les plus usuelles des logigrammes.
Intérêts de l’utilisation des logigrammes
1. Identifier les pistes d’amélioration ou simplification
Lors de la (re)mise à plat d’une activité, le logigramme permet d’identifier rapidement les points d’amélioration ou de simplification. En concevant le logigramme de l’activité telle qu’elle se déroule, vous allez en effet mettre en évidence :
Les allers / retours entre 2 services
Les questions redondantes
Les absences de critères de décision
Les enregistrements manquants
Etc ...
- Les allers / retours entre 2 services,
- Les questions redondantes,
- Les absences de critères de décision,
- Les enresgitrements manquants,
- Etc ...
Ainsi, le logigramme est souvent utilisé dans une démarche lean visant à identifier des gaspillages ou à fluidifier un processus.
2. Langage universel
Du fait de la convention attachée aux différentes formes des logigrammes, ils sont aisément compréhensibles (dès lors que la personne qui le lit a été formée à la lecture des logigrammes).
3. Lecture rapide d’un document
Une procédure rédigée comporte souvent un nombre de pages conséquent. Une fois votre procédure rédigée, vous pouvez créer le logigramme correspondant. Outre qu’il va vous permettre d’identifier les éventuels manquements de votre procédure
(qu’est-ce que je fais quand j’arrive là ? …), vous pourrez l’intégrer en 1ère page de votre procédure et permettre ainsi à chacun une lecture rapide. Pour faciliter la recherche du lecteur dans le document, vous pouvez ajouter une colonne à votre logigramme renvoyant au chapitre ou au paragraphe correspondant dans la procédure.
NB : cette option ne présente un intérêt que dans le cadre d’une procédure longue et complexe.
Utilisations variées des logigrammes
Derrière le terme de « logigramme » se cachent plusieurs types de représentations graphiques. En effet, vous allez pouvoir utiliser un logigramme pour une multitude de présentations visuelles :
Un processus simple
Un processus intégrant plusieurs fonctions ou sous-processus
Un organigramme
Un planning
Etc ...
Outils de création des logigrammes
Vous pouvez bien sûr utiliser un logiciel spécifique pour réaliser vos logigrammes, tel que Visio © qui est aujourd’hui inclus dans plusieurs versions d’Office 365, ou Drawings © dans la suite Google.
Si vous ne disposez pas de Visio ©, la suite Office dispose dans Word, Excel, Powerpoint d’outils de dessins (Insertion -> Formes) permettant également la réalisation de logigramme.
Enfin, il existe sur le web plusieurs outils, gratuits ou payants (ou partiellement gratuits selon le niveau d’utilisation que vous souhaitez en faire). En cherchant « conception logigramme » vous aurez la possibilité de tester plusieurs outils et de trouver celui que vous préférez utiliser.