Le 5 S est une méthode d’organisation japonaise, inventée chez TOYOTA.
Sur le terrain, le maintien d’une organisation propre et ordonnée va faciliter le déroulement des opérations, la formation des nouveaux arrivants, et entretenir un esprit d’amélioration continue des tâches.
Les 5 S … en français :
- Supprimer
- Situer
- Scintiller
- Standardiser
- Suivre
Quelques conseils pour mener à bien un chantier 5 S
1. Déterminez un chantier pilote
Pas forcément le plus en désordre … mais celui qui pourra servir de vitrine.
Débutez avec une équipe motivée par le projet. Ce sont les résultats obtenus qui vous aideront à convaincre ensuite les plus dubitatifs !
2. Menez le chantier
Commencez par recueillir auprès de l’équipe les irritants, ces « petits cailloux dans la chaussure » avec lesquels les collaborateurs doivent composer chaque jour.
Prenez le temps de mener correctement chacune des 5 étapes et écoutez l’équipe.
Soyez présent aux côtés de l’équipe en charge du chantier !
3. Formalisez le résultat
On oublie vite « comment c’était avant » ! Illustrez votre chantier 5 S avec les photos prises avant le chantier et après.
Pour illustrer l’avancement du chantier et communiquer, prenez également quelques photos intermédiaires. Très important : prenez toujours vos photos sous le même angle de vue afin de rendre bien visible l’avancement au fil des photos.
Etablissez la « fiche zone propre » que vous afficherez et qui sera le standard de la zone.
4. Assurez-vous du maintien
Réalisez un audit 5 S avec un questionnaire approprié.
Intégrez à la routine du gemba walk la vérification rapide de la zone.
Les 5 S en détail
Seiri - Trier (Supprimer)
Conservez uniquement que ce qui est utile tout le temps pour réaliser les opérations du poste. Tout ce qui ne sert pas ou plus est supprimé.
Se pose toujours la question du « ça peut servir », « on ne sait jamais » : ceci n’a rien à faire dans la zone de travail. Ce qui peut être utilisé de temps en temps seulement doit trouver sa place dans une zone appropriée hors de la zone de travail.
Quelques ordres d’idée :
- Utilisation tous les jours : on garde sur zone
- Utilisation entre 1 fois par semaine et 1 fois tous les 2 à 6 mois : on conserve hors zone, à proximité
- Utilisation 1 fois par an : on conserve hors zone, dans un lieu de stockage approprié et éloigné
- Utilisation il y a plus d’un an : on élimine
Bien sûr, tout ceci doit s’adapter aux spécificités des activités. Par exemple, une pièce détachée dont le délai d’approvisionnement est très long (ou la valeur très élevé) et dont la panne serait critique pour l’activité ne sera pas éliminée même si aucune panne n’est survenue les dernières années. Elle fera partie des éléments conservés, bien que ne répondant pas aux durées ci-avant.
Seiton - Ranger (Situer)
C’est lors de cette étape que se décide avec les équipes en charge de la zone de travail le COMMENT organiser cette zone. Il s’agit de trouver la place optimale de chaque chose déclarée utile à la 1ère étape. Cette place optimale ne doit rien au hasard ; elle découle des réponses aux questions suivantes :
- Qu’est-ce qui supprimerait des risques d’erreur lors des opérations ?
- Qu’est-ce qui améliorerait la sécurité de la zone ?
- Qu’est-ce qui nous ferait gagner du temps ?
- Qu’est-ce qui faciliterait le travail dans cette zone ?
Seiso - Nettoyer (Scintiller)
N’oubliez pas de mettre à disposition tout ce qui est nécessaire pour maintenir la propreté et l’ordre de la zone : balais, pelles, mais aussi système d’étiquetage, par exemple.
Instaurez des règles de nettoyage / rangement quotidiens qui en peu de temps permettent de maintenir le bon état de la zone.
Seiketsu - Standardiser
La zone « idéale » doit être compréhensible par tous. Et comme une image est plus parlante d’un long discours, prévoyez d’afficher une photo « zone propre » où toutes les règles décidées avec l’équipe sont visuellement mises en avant.
On peut citer les bonnes pratiques suivantes : Marquage au sol des zones – Marquage mural des emplacements des outils – Etiquetage des étagères et des armoires – Séparation physique des zones.
Shitsuke - Contrôler (Suivre)
Mettez enfin en place une routine qui vous permettra de vous assurer du maintien des résultats obtenus à la fin du chantier.
- Audit : utiliser un questionnaire d’audit spécifique permettant de vérifier la bonne application du standard défini pour la zone.
- Gemba walk : le manager lors de sa tournée journalière doit avoir en tête les quelques points à contrôler.
- Auto-contrôle : instaurer une check-list que l’équipe de la zone concernée utilisera chaque semaine pour contrôle le bon état de la zone.
Bien sûr, restez vigilant à l’évolution de vos processus ou de vos pratiques. Il sera sans doute nécessaire de réviser vos standards à un moment donné.
Les bénéfices escomptés
Amélioration du poste de travail
Des outils rangés et accessibles, un ordre « logique » pour les opérations à réaliser, des espaces de travail dégagés, … tout ceci concoure à une meilleure ergonomie du poste de travail
Amélioration de la sécurité
Ergonomie rime souvent avec sécurité. En organisant le poste de travail, vous allez faire disparaitre des risques de chute, de chocs, de mauvaises postures, etc.
Amélioration de la qualité
En supprimant l’inutile au poste, vous éliminez des risques d’erreur : mauvais choix d’outillage, erreur de prélèvement de produit, etc.
Amélioration de la productivité
Les gains de temps ne se font pas au détriment du confort de travail des collaborateurs. Ces gains sont naturellement induits par l’ergonomie du poste, par la baisse de la charge mentale, par la suppression de déplacements inutiles.