La documentation du système qualité sert à :
- Structurer le système de management qualité (mais c'est également vrai pour le SM Sécurité, le SM Environnement, ou autre)
- Le décrire
- Et conserver les preuves de sa mise en oeuvre
La documentation du système qualité joue un rôle essentiel dans la formation et la familiarisation avec les procédures. Elle est un outil précieux pour mémoriser les différentes étapes et sert d'aide-mémoire en cas de doute. En tant que guide, elle permet une meilleure compréhension des processus et contribue à l'efficacité des opérations quotidiennes.
Dans le cas d’un prestataire de services, la documentation peut être « mixte », c’est-à-dire composée pour partie de documents créés par le client et de documents créés par le prestataire.
La documentation (procédures, modes opératoires, consignes) doit être utilisée à chaque fois qu’il y a un doute ou une question concernant la réalisation d’une opération, et plus particulièrement dans les cas suivants :
La documentation sert à accompagner la formation
Lors de la formation d’un nouvel arrivant, la documentation sert de support pour la formation. Elle permet d’expliquer les opérations dans l’ordre de leur réalisation sans en oublier.
En effet, le formateur - très aguerri à la réalisation des opérations - peut dans certains cas aller trop vite dans ses explications, omettre un point qui lui parait être du détail, etc. Utiliser la documentation pour la formation permet d'éliminer ces risques.
La documentation permet de se familiariser avec les documents utilisés
La documentation doit intégrer une description ou une copie des documents utilisés dans le cadre d'une opération. Ainsi, elle concoure à familiariser le nouvel arrivant avec leur utilisation.
Le nouveau venu visualisera bien mieux l'utilité des documents qu'il doit utiliser ou compléter lors d'une opération s'il peut les consulter.
La documentation aide à mémoriser la formation
Lors de la formation d'un nouvel arrivant, ce dernier reçoit beaucoup de nouvelles informations en peu de temps. La documentation permet de mémoriser plus facilement toutes ces nouvelles données.
Surtout, la documentation va permettant au nouveau venu de mémoriser à son rythme puisqu'il pourra revenir vers elle dès qu'il en sentira le besoin.
La documentation sert d’aide-mémoire
Dans tous les cas, la documentation sert d’aide-mémoire. En cas de doute sur le déroulement d’une opération ou un document à utiliser, le collaborateur sait qu'il peut compter sur la documentation pour l'aider.