Avant toute chose et pour éviter à chacun de sombrer dans la « réunionite aigüe », posez-vous toujours les 3 questions qui suivent avant de lancer une réunion :
1 / Ai-je besoin d’un œil extérieur et/ou de l’aval d’autres personnes ?
2 / Ai-je besoin d’une réunion pour traiter le sujet ? Ou puis-je traiter le sujet par téléphone, par échange de documents ou tout autre moyen de communication moins chronophage ?
3 / Qui sont les participants indispensables à cette réunion ?
Si une réunion s’avère nécessaire, suivez le fil conducteur suivant : Planifier -> Débuter -> Animer -> Conclure -> Assurer le suivi.
5 étapes à suivre pour une réunion efficace
Planifier
Etablissez l’ordre du jour et indiquez les principaux objectifs.
L’ordre du jour doit être suffisamment explicite et détaillé pour que les participants ne découvrent pas le sujet lors de la réunion, ceci afin d’éviter toute perte de temps. Chacun peut alors arriver en réunion en ayant en tête quelle sera sa participation aux sujets du jour,
Ceci est encore plus vrai si vous attendez de certains participants qu’ils interviennent sur une partie de la réunion. Ils doivent savoir suffisamment à l’avance ce que vous attendez d’eux afin de ne pas se retrouver en situation d’improvisation (perte de temps, inefficacité, etc) ou de préparation inachevée.
Le bon vieux « Qui, Quoi, Quand » peut vous guider dans l’établissement de votre ordre du jour : Qui (quel participant) présentera quoi (quel sujet) quand (à quel moment) ?
La diffusion d’un ordre du jour détaillé permet également que chaque invité puisse revenir préalablement vers vous s’il ne comprend pas l’utilité de sa participation,
Même si vous ne diffusez pas cette partie : préparez de façon précise le temps à consacrer à chaque item de votre réunion. Ce minutage vous guidera dans l’animation et évitera les dépassements de temps en vous obligeant à suivre le rythme prévu.
Invitez les participants en précisant le jour, l'heure (début / fin) et l'endroit.
Idéalement, consultez préalablement les agendas de vos invités afin de caler votre réunion sur les disponibilités de chacun,
Dans le respect de la vie privée de tous, évitez les réunions trop matinales (vous éviterez ainsi également les retardataires) ou trop tardives (ceci évitera également la perte de concentration en fin de réunion ou les départs anticipés), en tenant compte des us et coutumes de votre entreprise (8h00 peut être considéré comme très tôt dans certains corps de métier … ou tard dans d’autres …).
Prévoyez d’être là 5 à 10 mn avant le début effectif de la réunion (surtout si vous êtes organisateur) … c’est le meilleur moyen pour qu’elle débute tel que prévu ! Ces quelques minutes sont quelquefois essentielles pour vérifier les derniers aspects, notamment techniques (connexion, etc).
Quelques temps (*) avant la réunion, vérifiez les réponses reçues (Présent / Absent) et relancez ceux qui n’ont pas répondu afin de vous assurer de la présence effective des participants. Si vous constatez de trop nombreux absents, il est sans doute judicieux de reporter, sous peine de ne pas atteindre les objectifs fixés suite à l’absence de participants clés.
(*) Variable en fonction du délai de prévenance de votre invitation.
Si votre réunion est longue (plus d’une heure) :
- Prévoyez un temps de pause dans votre organisation,
- Ne traitez pas les sujets qui demandent beaucoup d’attention juste avant la pause.
Coordonnez les ressources matérielles.
Locaux : salle libre (si vous disposez d’un mode de réservation en ligne), salle suffisamment grande pour accueillir le nombre de participants, disposition en accord avec le sujet (en U pour favoriser les échanges ; de type amphi s’il s’agit d’une réunion de présentation),
Documents : si nécessaire, préparer à l’avance ce qui devra être diffusé au format papier,
Matériels : assurez-vous de la disponibilité d’un PC, d’un écran, d’une connexion (si nécessaire), etc,
Repas : organisez-le à l’avance pour éviter les tergiversations de dernière minute. Vous pouvez également prévoir un petit déjeuner ou un goûter (selon l’horaire de votre réunion) afin d’ajouter un peu de convivialité à ce moment d’échanges.
Débuter
Créez un climat favorable : Accueillez chacun des participants, souhaitez la bienvenue, remerciez d’être présents,
Exposez les règles :
Distribuer les rôles essentiels : L’animateur ne peut pas endosser tous les rôles, sous peine de mal animer. Il doit donc s’appuyer sur les participants. A minima, l’animateur doit recevoir le concours :
- D’un gardien du temps,
- D’un scribe,
- D’un pousse-décision.
Cette co-animation permet également d'obtenir une meilleure implication de chacun,
S’il s’agit de réunions récurrentes, l’animateur peut faire tourner les rôles afin que chacun participe à chaque réunion dans un rôle différent.
Demandez l’extinction des téléphones et e-mails afin que chacun se concentre sur la réunion,
Rappelez que la bienveillance est une condition essentielle pour travailler dans un climat de confiance, sans retenue ni censure, et, par conséquent, pour prendre les bonnes décisions. Chacun doit écouter les autres, sans jugement ni réaction inappropriée. Chacun doit se sentir libre d’exposer son avis.
Suscitez l'intérêt : Rappelez l’ordre de jour et les objectifs, annoncez le timing,
Assurez-vous que chacun a compris les objectifs, les règles et les enjeux de la réunion.
Créez un climat favorable : Accueillez chacun des participants, souhaitez la bienvenue, remerciez d’être présents,
Suscitez l'intérêt : Rappelez l’ordre de jour et les objectifs, annoncez le timing,
Exposez les règles :
Distribuer les rôles essentiels : L’animateur ne peut pas endosser tous les rôles, sous peine de mal animer. Il doit donc s’appuyer sur les participants. A minima, l’animateur doit recevoir le concours :
- D’un gardien du temps,
- D’un scribe,
- D’un pousse-décision.
Cette co-animation permet également d'obtenir une meilleure implication de chacun,
S’il s’agit de réunions récurrentes, l’animateur peut faire tourner les rôles afin que chacun participe à chaque réunion dans un rôle différent.
Demandez l’extinction des téléphones et e-mails afin que chacun se concentre sur la réunion,
Rappelez que la bienveillance est une condition essentielle pour travailler dans un climat de confiance, sans retenue ni censure, et, par conséquent, pour prendre les bonnes décisions. Chacun doit écouter les autres, sans jugement ni réaction inappropriée. Chacun doit se sentir libre d’exposer son avis.
Assurez-vous que chacun a compris les objectifs, les règles et les enjeux de la réunion.
Animer
Présentez (ou faites présenter) chaque sujet.
Suscitez la participation :
- Questionnez, écoutez, observez, clarifiez et reformulez,
- Ramenez en douceur les participants qui semblent avoir décroché en les questionnant,
- ou ceux qui mènent des discussions en aparté en rappelant les règles de vie fixées au début de la réunion.
Gérez les interventions :
- Assurez-vous que chacun se sente écouté, désamorcez sans attendre les tensions éventuelles,
- Organisez la prise de parole si les échanges manquent de fluidité : participant qui accapare la parole, participant qui ne s’exprime pas, etc.
Résumez chaque sujet avant de passer au suivant, notamment pour confirmer que chacun a compris les conclusions, actions, etc.
Voir plus bas :
Conclure
Récapitulez les points significatifs, reformulez les décisions prises,
Faites un rapide tour de table pour recueillir l’avis des participants sur le déroulement de la réunion :
- Points positifs / Points négatifs,
- ROTI (Return On Time Invested) : faites noter de 1 à 4 par chaque participant la façon dont ils ont vécu la réunion : de 1 « j’ai perdu mon temps » à 4 « on a été super efficace ».
Elaborez le plan d'actions : Utilisez des verbes d'actions pour formuler les objectifs et les résultats visés. Vérifiez que les participants en charge d’une action ont bien compris leur rôle, et sont en phase avec ce qui est attendu d’eux (quoi, quand).
Récapitulez les points significatifs, reformulez les décisions prises,
Elaborez le plan d'actions : Utilisez des verbes d'actions pour formuler les objectifs et les résultats visés. Vérifiez que les participants en charge d’une action ont bien compris leur rôle, et sont en phase avec ce qui est attendu d’eux (quoi, quand).
Faites un rapide tour de table pour recueillir l’avis des participants sur le déroulement de la réunion :
- Points positifs / Points négatifs,
- ROTI (Return On Time Invested) : faites noter de 1 à 4 par chaque participant la façon dont ils ont vécu la réunion : de 1 « j’ai perdu mon temps » à 4 « on a été super efficace ».
Assurer le suivi
Rédigez un compte-rendu fidèle, intégrant le plan d’actions, et diffusez-le rapidement.
Idéalement, le compte rendu peut être produit « en direct », au travers des notes prises par le scribe de la réunion que vous n’aurez qu’à relire avant une diffusion quasi immédiate.
Comme tous les plans d’actions, celui issu d’une réunion doit comporter des actions claires et détaillées, les responsables de chaque action et les délais de réalisation.
Contrôlez la réalisation : communiquez régulièrement en dehors des réunions, coordonnez les avancées du plan d’actions.
Les types d’animateur : Avantages et inconvénients
Type d'animateur
Directif ou Autoritaire
Participatif ou Démocratique
Laxiste ou "Laissez-faire"
A quoi le reconnait-on ?
Décide de tout : objectifs, moyens, plan d’actions.
Impose souvent ses positions.
Propose et négocie les objectifs, les moyens, …
Stimule le groupe par la reformulation, l’interrogation, …
Sait adapter son animation en fonction de la dynamique du groupe.
Laisse faire sans intervenir.
Peut se laisser « dépasser » en présence d’un leader fort dans le groupe.
Points positifs
Décisions rapides … mais parfois sans consensus.
Cohésion et stabilité du groupe.
Créativité, ouverture des échanges.
Grande liberté d’exploration … avec le risque de sortir du sujet.
Points négatifs
Peu de cohésion du groupe.
Peu d’échanges, le groupe est surtout dans l’écoute de l’animateur.
Lenteur dans la prise de décision.
Manque de cadrage pour rester focus sur les objectifs.
Peu de cohésion du groupe.
Peu de prise de décision.
Directif ou Autoritaire
A quoi le reconnait-on ? Décide de tout : objectifs, moyens, plan d’actions.
Impose souvent ses positions.
Points positifs : Décisions rapides … mais parfois sans consensus.
Points négatifs : Peu de cohésion du groupe. Peu d’échanges, le groupe est surtout dans l’écoute de l’animateur.
Participatif ou Démocratique
A quoi le reconnait-on ? Propose et négocie les objectifs, les moyens, … Stimule le groupe par la reformulation, l’interrogation, … Sait adapter son animation en fonction de la dynamique du groupe.
Points positifs : Cohésion et stabilité du groupe. Créativité, ouverture des échanges.
Points négatifs : Lenteur dans la prise de décision. Manque de cadrage pour rester focus sur les objectifs.
Laxiste ou "Laissez-faire"
A quoi le reconnait-on ? Laisse faire sans intervenir. Peut se laisser « dépasser » en présence d’un leader fort dans le groupe.
Points positifs : Grande liberté d’exploration … avec le risque de sortir du sujet.
Points négatifs : Peu de cohésion du groupe. Peu de prise de décision.
Les rôles à affecter
Gardien du temps
Il fait respecter le minutage de la réunion. Il surveille que chaque point de l’ordre du jour ne dépasse pas le temps prévu
« Nous avons 20 mn à consacrer à ce point »
Il alerte quelques temps avant la fin d’une séquence afin que l’animateur (ou le participant en cours de présentation) puisse adapter son discours au temps restant
« Attention il te reste 10 mn pour conclure ce point »
Scribe
Il prend les notes qui constitueront le compte rendu de la réunion. Il doit être synthétique, et s’efforcer de « faire le tri ». Il n’a pas à être exhaustif sur les échanges de la réunion mais, en revanche, il ne doit pas omettre les décisions actées durant la réunion.
Il s’assure au fil de l’eau que le Qui Quoi Quand est complet.
« Qui sera pilote de l'action ? »
« On fixe quoi comme dead-line ? »
Pousse-décision
Il s’assure qu’un sujet ne se termine pas sans décision.
« Nous changeons de sujet sans avoir pris de décision ? »
Il active la prise de décision s’il sent que les échanges s‘enlisent.
« N’est-ce pas le moment de prendre une décision ? »
Il seconde le scribe dans le contrôle du Qui Quoi Quand.
Les personnalités à gérer en réunion
Lors des réunions, l’animateur peut être confronté à différents types de personnalités, chacune nécessitant un traitement particulier. Voici quelques personnalités et la meilleure façon de les gérer.
Personnalité
Caractéristiques
Comment les gérer ?
Dominant / Bavard
Monopolise la parole et veut imposer ses idées
Rappeler les règles de temps de parole et donner la parole aux autres participants.
« Merci Lucas ; il nous reste peu de temps sur ce thème ; qu’en pense les autres ? Michel ? »
Silencieux / Timide
A des difficultés à exprimer ses idées en public. N’aime pas le conflit.
Faciliter sa prise de parole en le questionnant directement et avec bienveillance, sur des sujets qu’il maitrise pour ne pas le mettre en difficulté.
« Kevin, je sais que tu as < expérience >. Peux-tu nous dire comment tu es parvenu à ce bon résultat ? »
Attirer l’attention du groupe sur ses bonnes interventions.
« Léa vient de nous partager < Idée >. Peut-on développer cela ensemble ? »
Contestataire / Rebelle
Critique à peu près tout. Refuse toute idée qui n’est pas le sienne. Peut générer des tensions dans le groupe.
Lui proposer de démontrer factuellement ce qu’il avance, en ne niant pas ses préoccupations.
« J’entends bien ta préoccupation, Manon. As-tu des exemples concrets à nous donner ? »
Explorateur
Développe 100 idées à la minute, parfois en dehors du sujet. Propose des solutions qui sortent des sentiers battus.
Recentrer le débat et canaliser son enthousiasme en indiquant que ses propositions pourront être explorées ultérieurement.
« Merci Mathieu. Là, nous sortons un peu des objectifs du jour. Je te propose de reparler de cette idée après la réunion. »
Rationaliser les idées.
« L’idée de Mathieu est intéressante. Comment pouvons-nous l’adapter à notre sujet du jour ? »
Leader naturel
Guide le groupe mais l’influence et laisse peu de place à l’expression des autres.
L’encourager à partager, à prendre la tête d’un groupe en lui rappelant l’importance du collaboratif.
« C’est une bonne idée Jules. Pourrais-tu développer ce point avec l’aide de Loïs et Jade ? »
Lors de la préparation de la réunion, lui confier la présentation d’une partie des sujets. S’appuyer sur lui pour faire passer des idées.
Méticuleux / Perfectionniste
S'attache aux détails ; peut ralentir les débats en tergiversant sur un point mineur.
Recentrer la discussion et rappeler le temps imparti au sujet en cours.
« Merci Noah. Il nous reste peu de temps sur ce thème. Que dirais-tu en conclusion ? »
Lui confier le rôle de gardien du temps.
Zappeur fou
Est présent mais fait autre chose. Perturbe le groupe par ses apartés.
Rappeler les règles de savoir-être en réunion.
« Jordan, pourrais-tu revenir à notre sujet du jour ? »
Lui confier le rôle de scribe.
Désinvolte / "Je m'en foutisme"
Ne participe à aucune réflexion. S’ennuie visiblement.
Eveiller son intérêt en lui demandant son avis sur un point qu’il connaît. Lui rappeler pourquoi il a été convié à cette réunion.
« Maël, tu n’as pas l’air d’être vraiment avec nous. Nous avons pourtant besoin de ton avis sur < raison de sa présence >. »
Expert autoproclamé / "Je sais tout"
Aime se démarquer et sur-valorise ses expériences ou connaissances. Dénigre les autres participants.
Lui demander d’être précis et factuel.
« Merci Léo ; peux-tu nous donner des exemples précis de ce que tu viens de nous dire ? »
Le recadrer en cas d’irrespect des autres participants.
« Louis, je tiens à ce que cette réunion se passe dans un esprit d’échange. Il est important que chacun puisse donner son avis. »
Dominant / Bavard
Qui est-il ? Monopolise la parole et veut imposer ses idées
Comment le gérer ? Rappeler les règles de temps de parole et donner la parole aux autres participants.
« Merci Lucas ; il nous reste peu de temps sur ce thème ; qu’en pense les autres ? Michel ? »
Silencieux / Timide
Qui est-il ? A des difficultés à exprimer ses idées en public. N’aime pas le conflit.
Comment le gérer ? Faciliter sa prise de parole en le questionnant directement et avec bienveillance, sur des sujets qu’il maitrise pour ne pas le mettre en difficulté.
« Kevin, je sais que tu as < expérience >. Peux-tu nous dire comment tu es parvenu à ce bon résultat ? »
Attirer l’attention du groupe sur ses bonnes interventions.
« Léa vient de nous partager < Idée >. Peut-on développer cela ensemble ? »
Contestataire / Rebelle
Qui est-il ? Critique à peu près tout. Refuse toute idée qui n’est pas le sienne. Peut générer des tensions dans le groupe.
Comment le gérer ? Lui proposer de démontrer factuellement ce qu’il avance, en ne niant pas ses préoccupations.
« J’entends bien ta préoccupation, Manon. As-tu des exemples concrets à nous donner ? »
Explorateur
Qui est-il ? Développe 100 idées à la minute, parfois en dehors du sujet. Propose des solutions qui sortent des sentiers battus.
Comment le gérer ? Recentrer le débat et canaliser son enthousiasme en indiquant que ses propositions pourront être explorées ultérieurement.
« Merci Mathieu. Là, nous sortons un peu des objectifs du jour. Je te propose de reparler de cette idée après la réunion. »
Rationaliser les idées.
« L’idée de Mathieu est intéressante. Comment pouvons-nous l’adapter à notre sujet du jour ? »
Leader naturel
Qui est-il ? Guide le groupe mais l’influence et laisse peu de place à l’expression des autres.
Comment le gérer ? L’encourager à partager, à prendre la tête d’un groupe en lui rappelant l’importance du collaboratif.
« C’est une bonne idée Jules. Pourrais-tu développer ce point avec l’aide de Loïs et Jade ? »
Lors de la préparation de la réunion, lui confier la présentation d’une partie des sujets. S’appuyer sur lui pour faire passer des idées.
Méticuleux / Perfectionniste
Qui est-il ? S’attache aux détails ; peut ralentir les débats en tergiversant sur un point mineur.
Comment le gérer ? Recentrer la discussion et rappeler le temps imparti au sujet en cours.
« Merci Noah. Il nous reste peu de temps sur ce thème. Que dirais-tu en conclusion ? »
Lui confier le rôle de gardien du temps.
Zappeur fou
Qui est-il ? Est présent mais fait autre chose. Perturbe le groupe par ses apartés.
Comment le gérer ? Rappeler les règles de savoir-être en réunion.
« Jordan, pourrais-tu revenir à notre sujet du jour ? »
Lui confier le rôle de scribe.
Désinvolte / "Je m'en foutiste"
Qui est-il ? Ne participe à aucune réflexion. S’ennuie visiblement.
Comment le gérer ? Eveiller son intérêt en lui demandant son avis sur un point qu’il connaît. Lui rappeler pourquoi il a été convié à cette réunion.
« Maël, tu n’as pas l’air d’être vraiment avec nous. Nous avons pourtant besoin de ton avis sur < raison de sa présence >. »
Expert autoproclamé / "Je sais tout"
Qui est-il ? Aime se démarquer et sur-valorise ses expériences ou connaissances. Dénigre les autres participants.
Comment le gérer ? Lui demander d’être précis et factuel.
« Merci Léo ; peux-tu nous donner des exemples précis de ce que tu viens de nous dire ? »
Le recadrer en cas d’irrespect des autres participants.
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