Votre nouveau collaborateur doit se souvenir de son Jour 1 dans l’entreprise. Pour vous, manager, ce jour 1 est un moment privilégié où vous allez …
… présenter le fonctionnement de l’entreprise, les principaux services, les interlocuteurs privilégiés de votre collaborateur, la vie sociale de l’entreprise, etc
… expliquer la montée en compétences que vous attendez et le plan de formation pour accompagner cette progression,
… décrire de façon concrète les objectifs fixés au collaborateur et la façon dont ils seront mesurés,
… installer votre posture de manager bienveillant et, ainsi, poser les premières briques de la confiance mutuelle avec votre collaborateur.
Loin d’être une simple formalité, la manière dont le nouveau collaborateur va vivre son intégration conditionnera, en partie, son futur engagement et sa fidélité.
Tout ce qui est évoqué en termes de signature, diffusion, … dans cet article peut bien sûr, selon les procédures de votre entreprise, l’être sous format papier ou sous format digital.
Signer le contrat de travail
Bien qu’il s’agisse d’une étape qui peut sembler simplement « obligatoire », la signature du contrat de travail doit rester un moment important d’échange avec le nouveau collaborateur. Lors du recrutement, vous avez évoqué les points majeurs de ce contrat : salaire (bien sûr !) & primes, statut, modalités horaires, congés & RTT, avantages divers, etc. En revanche, vous n’avez peut-être pas parlé en détail de la mutuelle, de la caisse de retraite, des éventuels plans d’épargne et plans d’intéressement, etc.
En lisant le contrat conjointement avec le nouveau collaborateur, vous allez pouvoir illustrer tous ces sujets et lui donner l’opportunité de vous poser toutes les questions qu’il souhaite.
Selon l’organisation de votre entreprise, cette phase de signature du contrat est dévolue au manager lui-même ou au service des ressources humaines. Dans tous les cas, cette signature intervient le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur. C’est, symboliquement, une façon de lui montrer l’importance que vous lui accordez.
Associez à la signature du contrat la signature de la fiche de poste/fiche de fonction.
Lire ensemble de livret d’accueil
Livret d’accueil, livret de bienvenue, livret d’information, … quel que soit le nom que votre entreprise lui a donné, ce livret représente une mine d’informations structurée qu’il est essentiel de parcourir avec le nouveau collaborateur.
C’est au N+1 du nouveau collaborateur que revient la responsabilité de faire une lecture commune du livret d’accueil avec le nouveau collaborateur. Au-delà de la lecture du contrat de travail (qui comme son nom l’indique reste … contractuelle !), cette phase permet au manager de passer des messages importants quant aux comportements attendus, aux fonctionnements pratico-pratiques auxquels le nouveau collaborateur sera soumis, aux règles « non écrites » qui ont cours dans l’entreprise (il y en a toujours ...), etc.
Voici les grands chapitres du contenu type d’un livret d’accueil (détaillés dans le sommaire personnalisable à télécharger) :
- Message de bienvenue, généralement signé par le Président, le PDG, le gérant, … selon la structure
- Présentation de l’entreprise
- Organigramme
- Interlocuteurs
- Parcours d’intégration
- Vie pratique
Vous pouvez faire le choix d’intégrer à votre livret d’accueil une partie Accueil Sécurité / Qualité / RSE ou alors créer un support autre pour ces aspects. Dans le sommaire proposé en téléchargement, ces 3 sujets sont intégrés :
- Accueil sécurité
- Accueil qualité
- Accueil RSE
Avertissement : sur ces 3 thèmes, il est impossible de vous proposer un sommaire « clé en main » tant sont vastes et différents les sujets en fonction des entreprises. Le sommaire est donc proposé sous forme de « Par exemple » ce qui doit vous aider à identifier ce qui, dans votre entreprise, répond à ces thématiques.
Pour rappel, l’information du collaborateur sur les risques pour la santé et la sécurité est une obligation du Code du Travail (Article L4141-1).
L’accueil qualité et l’accueil RSE, quant à eux, ne présentent pas de caractère obligatoire. Ils sont en revanche le reflet de l’importance que l’entreprise accorde à ces thèmes.
Le sommaire / trame proposé est complètement neutre en termes de design. Il convient de le mettre aux couleurs de l’entreprise (charte graphique, logo, images, …). Le livret d’accueil doit être un document/support attrayant, reflétant l’état d’esprit de l’entreprise.
Au niveau de cet accueil générique, les contenus doivent s’adresser à tout nouveau collaborateur quelle que soit sa fonction. Les spécificités de chaque fonction font ensuite l’objet de formations tout au long de l’intégration d’un nouveau collaborateur dans son service.
Vous trouverez par ailleurs sur internet de nombreux modèles de livrets d’accueil (Par exemple : trame sur CANVA, ici ou trame sur CULTURE RH, ici).
Présenter le parcours d’intégration
L’intégration du nouveau collaborateur ne s’arrête pas à sa première journée avec vous. Il vous appartient d’avoir préparé en aval de son arrivée le parcours d’intégration / formation auquel vous allez le soumettre.
Ce parcours d’intégration est constitué de rencontres avec les futurs interlocuteurs du collaborateur, de formations internes et/ou externes, de points réguliers avec le N+1. Selon le poste, ce parcours peut durer d’une à plusieurs semaines.
Pour faciliter le partage et le suivi du parcours d’intégration du nouveau collaborateur, n’hésitez pas à le gérer sous forme d’un planning indiquant les étapes, qui s’en charge et quand.
Le planning proposé ici est très générique et il vous appartient de le personnaliser aux pratiques de votre entreprise, tant sur les actions à réaliser que sur le calendrier de celles-ci.
Nommer un parrain
Au-delà de ceux qui vont participer à la formation et l’intégration du nouveau collaborateur (son N+1, le service RH, le service IT, etc.), un collaborateur « particulier » va avoir un rôle essentiel : il s’agit du parrain (ou de la marraine).
Le parrain doit avoir les caractéristiques suivantes (au-delà d’être un collaborateur confirmé du métier) :
- Avoir plaisir à partager son expérience
- Analyser les pratiques
- Savoir féliciter, encourager, recadrer le cas échéant
C’est vers lui que le nouveau collaborateur pourra se tourner en cas de difficultés ou de questions quand il n’ose pas se tourner vers son N+1 (« je lui ai déjà demandé », « je ne me souviens plus », « il n’a pas le temps », etc.)
Là où le N+1 va avoir un rôle d’évaluation et de validation, le parrain endosse un rôle de partage d’expériences, de conseil et de soutien. L’absence de lien hiérarchique rend les échanges dénués de crainte ou de jugement. Le parrain intervient également sur des aspects plus informels tels que favoriser la rencontre de collaborateurs en dehors de la sphère du service (présentation à la machine à café, par exemple), ou encore communiquer des bons plans (où aller déjeuner, par exemple). Enfin, il participe d’une certaine façon à la QVT en étant un représentant de l’importance que l’entreprise accorde au fait que le nouveau collaborateur se sente rapidement bien dans son nouvel emploi et sa nouvelle entreprise.
Le parrainage dure généralement quelques semaines afin d’accompagner le nouvel arrivant autant que nécessaire.
Suivre la formation et valider les acquis
Pour progresser et comprendre vos attentes, le nouveau collaborateur a besoin de recevoir des feedbacks réguliers, structurés et de pouvoir échanger sur ces feedbacks.
Le fichier du parcours d’intégration comporte également une proposition de suivi de formation et validation des acquis. Ce modèle est basé sur l’intégration d’un ingénieur QSE mais il vous permet d’avoir une base à adapter aisément au métier pour lequel vous devez créer votre suivi de formation et de validation des acquis.
Le modèle est organisé en 3 grandes parties :
- Outils de base de la fonction
- Missions de la fonction
- Appréciation globale du comportement
Recueillir les sujets d’étonnement du nouveau collaborateur
Un nouveau collaborateur, c’est une mine d’enrichissement de votre processus de recrutement et d’intégration et, plus largement, du fonctionnement de votre entreprise. Le nouveau collaborateur arrive avec un regard neuf sur ce fonctionnement et ses expériences passées dont il peut vous faire bénéficier.
Là encore, il convient de structurer et d’outiller ce processus de collecte d’informations. C’est le rôle du rapport d’étonnement.
Le rapport d’étonnement ne doit pas être produit trop tôt après l’arrivée du nouveau collaborateur ni trop tard … Trop tôt, il n’aurait pas grand-chose à vous relater ; trop tard, il aura peut-être oublié ses sujets d’étonnement. 3 à 6 semaines après son entrée dans l’entreprise est un bon timing.
Lorsque vous inviterez le nouveau collaborateur à compléter son rapport d’étonnement, prenez soin de lui expliquer l’intérêt que vous portez à cette démarche : outil d’amélioration, outil de créativité, outil de reconnaissance.
Etape importante : le rapport d’étonnement ne peut pas rester lettre morte ! Il est recommandé de proposer au collaborateur un debrief autour de son rapport d’étonnement ; ce debrief pouvant être réalisé avec lui par ses N+1, N+x et le service RH.
Le modèle de rapport d’étonnement proposé ici est très général. N’hésitez pas à le personnaliser si un autre sujet vous semble important pour votre entreprise.
Une intégration réussie du nouveau collaborateur doit LUI permettre de …
- … Mieux comprendre la culture de votre entreprise, ses valeurs et ses objectifs et ainsi aligner ses comportements sur vos attentes,
- … Démarrer plus rapidement et efficacement son nouveau poste et prendre en compte les responsabilités qui en découlent,
- … Développer un sentiment d’appartenance fort, un engagement et une loyauté envers l’entreprise,
- … Nouer plus facilement des relations avec ses collègues, les managers et les autres collaborateurs de l’entreprise afin de favoriser un environnement de travail collaboratif et positif,
- … Accélérer l’acquisition ou le renforcement des compétences utiles au poste et ainsi devenir autonome et efficace.
Et VOUS permettre de …
- … Construire l’équipe la plus efficiente qui soit,
- … Réduire le taux de turnover,
- … Développer une relation de confiance mutuelle,
- … Savoir que vous pouvez compter sur le nouveau collaborateur.