La méthode PDCA a été popularisée par William Edwards Deming dans les années 50 (au Japon). A noter que Deming rejetait l’appellation Roue de Deming, lui préférant le terme « Cycle de Shewhart » puisqu’il s’était inspiré d’une méthode d’amélioration itérative en 4 étapes créée par Walter A. Shewhart.
Le PDCA conceptualise le processus général d’amélioration continue cher à la qualité. Cette amélioration continue peut être représentée comme suit :
La méthode PDCA est utilisée lorsque l’on veut améliorer une façon de réaliser quelque chose. Elle reprend les étapes d’un plan d’actions :
Définir le résultat auquel on veut arriver et les actions qui y contribueront
Mettre en œuvre les actions imaginées
Contrôler le résultat des actions
Agir, adapter, « régler » au plus juste en fonction du résultat, repartir à l’étape 1
Il s’agit d’une méthode itérative, c’est-à-dire que la roue ne s’arrête pas : elle tourne selon un cycle de 4 étapes qui se répètent jusqu’à atteindre le résultat souhaité.
Les 4 étapes détaillées ci-après s’illustrent sur la base de l’amélioration d’un processus. Mais la méthode s’applique tout aussi parfaitement à la résolution d’un problème, l’analyse d’un dysfonctionnement ou d’un accident, le lancement d’un projet, …
Le fonctionnement de la méthode PDCA est à rapprocher de la méthode agile utilisée notamment en développement informatique : plutôt que de figer dès le départ l’ensemble d’un projet, avançons par petites touches, testons chaque progrès, faisons très régulièrement des points avec les sponsors, donnons-nous la possibilité de modifier rapidement les attendus, …
Définir le résultat auquel on veut arriver et les actions qui y contribueront
Etape « P » : Il peut s’agir d’un processus existant à améliorer ou même d’un processus à créer. Ici, un questionnement de type QQOQCP pourra vous aider à définir le cadre et les limites de votre PDCA. Un 6 M vous éclairera également sur les éléments de contexte de votre PDCA.
Vous associez à l’objectif visé le plan d’actions qui va vous permettre d’atteindre le résultat attendu : Quoi ? Qui ? Quand ?
Et vous associez à vos actions les indicateurs de suivi qui vous permettront de mesurer la réussite de ces actions et de gommer toute subjectivité, à la fois pour vous mais également pour communiquer vers les parties prenantes au PDCA.
Mettre en œuvre les actions imaginées
Etape « D » : Il s’agit maintenant d’exécuter le plan d’actions que vous avez défini à la l’étape « P » de la méthode.
N’oubliez pas de suivre, grâce aux indicateurs de suivi définis précédemment, l’avancement vers les résultats.
La méthode PDCA privilégie les petits progrès (les quick wins chères au lean management). Ainsi, vous ne prenez pas le risque de « mettre en panne » quelque chose qui fonctionne, même imparfaitement, puisque vous n’agissez que par petites avancées jusqu’à arriver au résultat attendu.
Contrôler le résultat des actions
Etape « C » : Si vous avez correctement défini vos indicateurs de suivi à l’étape « P », le contrôle des résultats se fera quasiment « naturellement ».
Si tout est parfait (c’est néanmoins un cas rare …), le résultat des actions vous permet d’atteindre l’objectif défini à l’étape « P » ! Ici, n’oubliez pas de finaliser votre projet en amendant vos procédures correspondantes (ou en rédigeant la procédure correspondante dans le cas de la création d’un processus) afin de standardiser le fonctionnement.
Le plus souvent (et c’est le principe même de la méthode PDCA), il vous faudra faire tourner de nouveau la roue de Deming pour améliorer le résultat obtenu.
Agir, adapter, « régler » au plus juste en fonction du résultat
Etape « A » : Les étapes « P, D, C » que vous venez de parcourir vous ont permis de passer d’un état initial à un état amélioré. Néanmoins, cet état amélioré est peut-être encore éloigné de l’objectif final.
Avant de lancer un nouveau tour de roue, aidez-vous d’un 6 M ou d’un diagramme de Pareto pour mieux identifier ce qui n’a pas bien fonctionné et l’améliorer.
Ensuite, parcourez de nouveau les étapes « P » : planifier de nouvelles actions, « D » : mettre en œuvre les nouvelles actions, « C » : mesurer le résultat et le comparer à votre objectif, « A » : adapter les actions d’amélioration.
Chaque itération du PDCA vous rapprochera un peu plus de votre objectif
Intérêts de la méthode PDCA
L’intérêt principal de la méthode PDCA réside dans sa « douceur » : vous allez pouvoir améliorer par petites touches le processus originel pour parvenir au processus amélioré : plus performant, plus efficace, plus efficient.
La méthode PDCA est une méthodologie :
- Facile à mettre en œuvre,
- Parfaite pour initier une équipe ou une organisation aux principes de l’amélioration continue,
- Idéale pour (dé)montrer rapidement auprès des parties prenantes la puissance de l’amélioration continue.
Le PDCA permet, en enchaînant les itérations :
- d’obtenir rapidement des résultats,
- de limiter les erreurs en évitant un big-bang sur un processus qui, même s’il doit être amélioré, n’en est pas pour autant inutile ou obsolète,
- de tester rapidement plusieurs solutions.
Enfin, la méthode PDCA est également très performante lorsque vous ne connaissez que partiellement les contours du sujet : du fait de son fonctionnement itératif, vous allez pouvoir parfaire vos connaissances au fil des évaluations sans prendre trop de risques quant au fonctionnement global de votre organisation.
Ecueils de la méthode PDCA
- Le miroir des petites avancées est que les parties prenantes peuvent avoir le sentiment que les choses n’avancent pas et que la valeur ajoutée de la méthode n’est pas en rendez-vous
- En cas de problème urgent / majeur à traiter, une méthode plus radicale, 8 D par exemple, sera plus appropriée puisqu’elle permettra d’aller au bout de la solution en un seul cycle de travail (mais elle nécessitera d’y accorder plus d’énergie et de moyens)
- Comme pour toute démarche d’amélioration, le manque d’implication de la Direction de l’entreprise peut faire échouer le groupe en charge du PDCA
Variante de la méthode PDCA
La méthode PDCA est quelquefois utilisée comme une méthode d’expérimentation.
Ainsi, plutôt que de viser des petites avancées successives sur un sujet global l’objectif est de tester sur un périmètre réduit une solution envisagée puis de la déployer à grande échelle.
L’avantage principal est de réduire les risques puisqu’un retour en arrière est plus facile à gérer sur un périmètre restreint. Il permet également de faire appel à un groupe de travail dédié au projet.
Imaginons un projet de changement de système d’informations dans un réseau de 10 agences immobilières.
Dans la version « petites avancées », le plan d’actions (très simplifié ici) serait le suivant :
- Déployer le nouveau module de gestion du portefeuille des biens en location sur les 10 agences du réseau
- Relever les inadaptations, les corriger, laisser vivre quelques temps, améliorer sur la base des remontées utilisateurs
- Déployer le module de gestion des biens confiés à la vente sur les 10 agences
- Relever les inadaptations, les corriger, laisser vivre quelques temps, améliorer sur la base des remontées utilisateurs
- Déployer le module des services complémentaires (diagnostics, constitution dossier de vente, etc)
- Relever les inadaptations, les corriger, laisser vivre quelques temps, améliorer sur la base des remontées utilisateurs
- Déployer le module comptable
- Relever les inadaptations, les corriger, laisser vivre quelques temps, améliorer sur la base des remontées utilisateurs
- Etc
Dans la version « expérimentation », le plan d’actions (très simplifié ici) serait le suivant :
- Choisir une agence représentative du réseau, notamment une agence qui dispense l’ensemble des services proposés dans tout le réseau
- Mettre en œuvre un 1er module sur l’agence pilote
- Relever les inadaptations, les corriger, améliorer sur la base des remontées utilisateurs de l’agence pilote
- Valider le fonctionnement du 1er module et établir le plan de déploiement le plus efficient du module
- Répéter pour chacun des modules du nouveau système d’informations, toujours sur l’agence pilote
- Une fois tous les modules déployés sur l’agence pilote et le plan de déploiement complet connu, le dupliquer sur les autres agences du réseau