Avertissement
Ce fichier modèle est un guide qui permettra à chacun de concevoir le tableau de bord adapté à son besoin. A ce titre, les formules sont peu automatisées et non protégées. Elles devront faire l'objet d'une attention particulière lors de l'adaptation du fichier (nombre d'objectifs, type de données, etc.).
Préambule
Ce TDB est conçu comme un outil de pilotage à disposition des pilotes de processus ou chefs de projet. Il est également utile à la Direction de l'entreprise pour avoir une vision instantanée de l'évolution des indicateurs.
Onglet OBJECTIFS GENERAUX
Les objectifs généraux sont issus d'une note stratégique, de la politique générale, …
Cet onglet permet d'enregistrer les objectifs généraux de l'entreprise afin d'y relier ensuite les objectifs sur processus, les objectifs des projets en cours, etc.
Ils sont revus chaque année ou selon toute autre périodicité décidée par la Direction. Ainsi, ils peuvent être issus d'un plan triennal, quinquennal, etc.
Les thèmes génériques liés aux objectifs sont les suivants :
- Q = Qualité
- S = Sécurité
- E = Environnement
- G = Gouvernance
Selon la stratégie d'entreprise, d'autres thématiques peuvent être définies comme majeures.
Onglet ANNEE 20XX
Colonne A : Identification du processus ou du projet.
Colonne B : Formulation de l'objectif.
Colonne C : Chaque objectif est associé à l'objectif général dont il découle.
Colonnes D, E, F : Historique des 3 derniers résultats connus. Ceci permet une lecture rapide des évolutions.
Cette donnée est très importante s'il s'agit d'objectifs sur processus; elle est moins majeure dans le cadre d'un suivi projet.
Colonne G : Le pilote de processus (ou le chef de projet) renseigne l'objectif chiffré de l'année en cours.
Colonnes H à K : elles servent à recueillir les résultats intermédiaires, complétés par les pilotes lors des revues de processus ou des comités projets par exemple.
Ces données sont importantes pour suivre l'évolution au cours du temps, identifier toute dérive d'un indicateur, prendre des décisions, ... plutôt que de statuer une fois qu'il n'est plus possible de corriger la trajectoire."
Colonne L : renseignée en fin d'année. Il s'agit du résultat définitif de l'indicateur.
Colonne M : permet de se prononcer sur l'atteinte de l'objectif ("Oui") ou son échec ("Non"). Il est également possible d'indiquer "NC" si l'indicateur correspondant n'a pas été calculé (ou est indisponible).
Colonne N : elle permet de moduler le Oui/Non de la colonne M en indiquant la tendance constatée : en progression (""+""), en régression (""-"") ou en stagnation (""="").
En effet, un objectif peut être non atteint mais présenter malgré tout une amélioration.
Exemple : Objectif de l'année = 25 (cible à atteindre). Résultat = 23. Les résultats A-3, A-2, A-1 sont respectivement de 12, 18, 20. Ainsi, même si le résultat de 23 n'atteint pas l'objectif fixé (25), il est tout de même en progression et sa tendance est donc positive.
A l'inverse, un objectif peut être atteint mais indiquer une régression.
Exemple : Objectif de l'année = 25 (cible à atteindre). Résultat = 27. Les résultats A-3, A-2, A-1 sont respectivement de 23, 25, 28. Ainsi, même si le résultat de 27 atteint l'objectif fixé (25), il est tout de même en dégradation et sa tendance est donc négative."
Onglet SYNTHESE
Cet onglet permet d'obtenir une vision synthétique des résultats des objectifs, tous processus ou projets confondus. Il calcule également un taux d'efficacité (nb d'objectifs atteints) et un taux d'amélioration (nb d'objectifs présentant une tendance positive).
Colonnes A, B, C : reprise automatique des éléments de l'onglet ""Objectifs généraux"".
Attention ! Penser à mettre à jour le tableau et les liens en cas de modification de la structure de l'onglet ""Objectifs généraux""."
Colonne D : indique automatiquement combien d'objectifs processus ou projets sont associé à l'objectif général
Colonne E : comptabilise le nb d'objectifs non définis (colonne G de l'onglet Année 20XX vide). Elle permet donc de voir instantanément les objectifs manquants ou, en période de définition des objectifs, l'avancement de cette définition.
Colonne F : comptabilise le nb d'objectifs dont le résultat n'a pas été calculé ou est indisponible (colonne M de l'onglet Année 20XX = NC).
Colonnes G et H : comptabilisent le nb d'objectifs atteints (colonne M de l'onglet Année 20XX = Oui) et le % d'objectifs atteints
Colonnes I et J : comptabilisent le nb d'objectifs en progression (colonne N de l'onglet Année 20XX = +) et le % d'objectifs en progression
Le tableau de droite calcule 2 indicateurs de santé du système de management :
- Taux d'efficacité : % d'objectifs atteints
- Taux d'amélioration : % d'objectifs en progression
Onglet EXEMPLES
Quelques copies écran de tableaux complétés permettent de mieux comprendre comment les données de ce TDB peuvent être exploitées.
Travaux de début d’année
Objectifs généraux
Dupliquer le tableau des objectifs généraux et mettre à jour les évolutions pour la nouvelle année à traiter (année, nouveaux thèmes, nouvelles formulations, nouvelles identifications).
Année
Dupliquer l'onglet "Année 20XX" et mettre à jour les données des colonnes A à G.
Vider les colonnes H à N du nouvel onglet "Année 20XX".
Synthèse
Dupliquer les tableaux de l'onglet Synthèse.
Dans les tableaux que vous venez de dupliquer, mettre à jour les liens de toutes les colonnes de l'onglet "Synthèse" : liens vers les objectifs généraux pour les colonnes A, B, C et liens vers les objectifs Année 20XX pour les colonnes D, E, F, G et I.
Attention ! Soyez très vigilant si la structure (nb de lignes, nb de colonnes) de vos onglets "Objectifs généraux" et "Année 20XX" a évolué.
L’intégralité de cet article est reproduite dans l’onglet « Lisez-moi ! » du fichier.