Modèle : Fiche de fonction / Fiche de poste

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Une fiche de poste bien élaborée est un outil essentiel pour assurer la clarté et la transparence de l'organisation. Elle favorise non seulement la conformité aux exigences légales, mais aussi le bon fonctionnement interne au sein des équipes.

Vous la trouverez également sous les appellations « Fiche de définition de fonction » ou « Descriptif de poste ».

La rédaction proposée dans le modèle est une formulation générique que vous devez nécessairement adapter à votre organisation.

Poste ou fonction ?

Pour être plus précis, il est possible de décliner une « fonction » en « postes ». Ainsi la fiche de fonction contiendra tous les éléments génériques du métier tandis que la fiche de poste intégrera les éléments propres à chaque position de cette fonction dans l’entreprise.

Souvent, la fiche de fonction est créée / gérée par les Ressources Humaines. La fiche de poste quant à elle est créée / gérée par le manager opérationnel du poste concerné.

Quelques exemples pour mieux comprendre :

Un exemple pour mieux comprendre : La fiche de fonction "Magasinier" peut être déclinée en fiches de poste :

Magasinier produits finis
Magasinier produits surgelés
Magasinier pièces détachées

(voir plus d'exemples sur la version PC)

Fiche de fonction

Magasinier

Comptable

Responsable commercial

Fiches de poste

Magasinier produits finis

Magasinier produits surgelés

Magasinier pièces détachées

Comptable en comptabilité fournisseurs

Comptable en comptabilité clients

Comptable bancaire

Responsable commercial grands comptes

Responsable commercial Ile de France

Responsable commercial retail

Dans le modèle, les parties en noir correspondent aux données générales (= fiche de fonction) et les parties en bleu aux données spécifiques (= fiche de poste).

Ainsi, si vous souhaitez utiliser ce modèle d’un point de vue RH, vous ne rédigez que les parties en noir. Si vous souhaiter utiliser ce modèle d’un point de vue Opérations, vous rédigez également les parties en bleu.

Source utile : répertoire opérationnel des métiers et des emplois (ROME). Lien : Le ROME et les fiches métiers |France Travail

Le répertoire ROME peut vous aider à définir un 1^er contenu de votre fiche de fonction / fiche de poste que vous enrichirez / personnaliserez en fonction de l’organisation de votre entreprise.

N’hésitez pas également à vous inspirer de fiches de fonctions / fiches de poste que vous trouverez sur internet.

Voyons maintenant le contenu de quelques zones de la fiche :

Intitulé de la fonction / du poste

Assurez-vous que l’intitulé soit conforme à ce qui figure dans vos organigrammes ainsi que dans vos procédures / consignes.

Il est toujours tentant de mettre beaucoup de liaisons fonctionnelles (ainsi, on n’oublie personne …). Néanmoins, ce serait contre-productif vis-à-vis de l’utilisation de la fiche de fonction / fiche de poste.

Une bonne méthode pour ne rien oublier : se limiter aux fonctions nécessaires :

Les fonctions qui fournissent des données d’entrée pour accomplir les missions de la fonction
Les fonctions qui sont clientes des données de sorties des missions réalisée par la fonction

Pour les liaisons externes : le poste est-il en relation avec des Clients ? des fournisseurs ? des transporteurs ? des banques ? etc.

Liaisons fonctionnelles

Qualifications professionnelles

Sauf à ce qu’il s’agisse d’une exigence de votre entreprise ou d’un poste très particulier, évitez de limiter les savoirs à des diplômes bien définis. Préférez donner des noms de filière et éventuellement un niveau d’études.

En ce qui concerne l’expérience requise, vous pouvez également inclure à la fiche de fonction / fiche de poste une notion de « Junior » / « Confirmé » / « Senior » (ou encore « Débutant » / « Confirmé » / « Expert »). Ceci vous évitera de multiplier les fiches.

Cette notion peut s’intégrer sous forme d’un tableau que vous retrouverez également dans les activités détaillées, sachant que l’ « Expert » prendra en charge des activités plus complexes que le « Débutant ».

Obligez vous à limiter les qualités personnelles à celles qui auront un impact certain sur la bonne réalisation des opérations confiées.

Même s’il est important pour tous de bien communiquer, demander une « aisance dans la communication » pour un chef de projet est une évidence alors que cette qualité représente une moindre nécessité pour un comptable, par exemple.

Qualités personnelles

Missions principales

Ce sont les raisons d’être du poste, en lien avec la stratégie et les objectifs de l’entreprise.

Attention ! En cas d’évolution de la stratégie de l’entreprise, il vous faudra repenser les fiches de fonction / fiches de poste.

Quelques exemples :

Fonction commerciale : développement du chiffre d’affaires
Fonction QSE : maintien des certifications
Fonction logistique : respect des délais de livraison
Fonction comptable : encaissement dans les délais

C'est ce que doit réaliser le collaborateur au quotidien : Quoi ? Comment ? Avec quels moyens ? Eventuellement, quand ?

Recommandation : classer les activités par ordre d’importance / de criticité.

Si votre système documentaire est suffisamment mature, vous pouvez intégrer à la fiche de fonction / fiche de poste la référence des procédures régissant les activités (évitez cependant d’indiquer l’indice et préférez la formule « à son dernier indice connu »). Vous pouvez également renvoyer vers une matrice RACI.

Le paragraphe sur le back-up du poste en cas d’absence est facultatif ; son intérêt est d’éviter toute carence lors des absences du titulaire.

Activités détaillées

Responsabilités et autorités

Responsabilité = en quoi le collaborateur est-il garant du bon déroulement de ses actions ?

Exemple : un collaborateur est responsable de la réalisation dans les délais prévus des opérations qui lui sont confiées.

Autorité = sur quels aspects le collaborateur a-t-il le droit d’interdire ou valider quelque chose ?

Exemple : tout collaborateur a l’autorité de stopper un collaborateur qui agit en se mettant en danger.

Identifiez les critères qui permettront de valider la bonne tenue du poste et l’atteinte des objectifs. Ici, il n’y a pas lieu de chiffrer les objectifs mais uniquement d’en donner les critères.

C’est dans la définition des objectifs propres à chaque collaborateur que l’objectif sera chiffré.

Des évaluations régulières basées sur ces critères permettent d'identifier les points à améliorer et les succès à célébrer, favorisant ainsi un environnement de travail positif et productif.

Quelques exemples :

Un exemple pour mieux comprendre :

Critère = Chiffres d'affaires
Libellé "Mesure de la performance" = Atteinte du chiffre d'affaires
Définition des objectifs du collaborateur = Année 20xx, atteindre un CA de xx M€

(voir plus d'exemples sur la version PC)

Mesure de la performance

Critère

Chiffre d'affaires

Non-conformités

Visites médicales

Libellé "Mesure de la performance"

Atteinte du chiffre d'affaires

Baisse du taux de non-conformités

Conformité du suivi médical

Définition des objectifs du collaborateur

Année 20xx, atteindre un CA de xx M€

Année 20xx, baisse de 10% du taux de non-conformités des clients grands comptes

Année 20xx, moins de 1% de visites médicales en retard

Conditions d'exercice

Dans certaines structures, la fiche de fonction / fiche de poste intègre également les éléments de rémunération, de primes, d’avantages, etc.

Il s’agit là des formations liées au métier (Exemples : Type de permis de conduire pour un chauffeur routier. Type de CACES pour un conducteur d’engin). Elles sont complémentaires aux qualifications professionnelles listées plus haut.

Intégrez ici également les exigences du Code du Travail (notamment formation à la sécurité (article L4141 et suivants)).

Ensuite, intégrez ici les exigences propres à votre entreprise (impose-t-elle, par exemple, un Accueil Qualité ? un Accueil RSE ? etc).

Formations / Habilitations

Exposition aux risques / EPI / SIR

Ces éléments sont facultatifs et présentent un intérêt si vous évoluez dans un domaine industriel ou si la fonction / le poste concerné peut amener le collaborateur à intervenir dans un tel environnement.

Ils sont tous issus de l’évaluation des risques au poste de travail (Code du travail, R4121).

Ci-après les listes Formations / Risques / EPI, non exhaustives, reprenant les éléments les plus courants :

Formations

Ambiances thermiques

Atmosphère explosive (ATEX)

Bonnes pratiques de fabrication – BPF

CACES Chariot élévateur / CACES Engin de chantier / CACES Grue / CACES Plateforme élévatrice mobile de personne (PEMP, nacelle)

Champs électro-magnétiques

Conduite Engins ferroviaires

Conduite Pont roulant

Elingage

Formation à l’utilisation d’une PTI

Gestes et postures de manutentions manuelles

Habilitation de niveau (EDF)

Habilitation électrique

Habilitation électrolyse

Permis de conduire

Prévention des Risques (Rayonnements ionisants) (*)

Produits CMR (cancérigènes, mutagènes, repro-toxiques)

Risque routier

Risques biologiques

Risques chimiques

Risques liés aux machines dangereuses

Sauveteur Secouriste du Travail (SST)

Sécurité alimentaire – HACCP

Systèmes d’arrêt de chute (harnais)

Transport aérien de marchandises dangereuses (IATA)

Transport terrestre (ADR/RID) de Matières Dangereuses (TMD)

Travail en hauteur

Travail sur écran de visualisation

Travailleur isolé

Utilisation d’appareil de protection respiratoire (ARI)

Exposition aux risques

Agression, violence verbale ou physique

Biologiques (intoxication, infection) (**)

Bruit (exposition sonore quotidienne>80dB)

Chute d’objet

Chute de hauteur (travaux en hauteur)

Chute de plain-pied

Collision (zones de circulation communes aux piétons, aux engins, aux véhicules)

Conduite d’engin de chantier

Conduite d’engin ferroviaire

Conduite de chariots automoteurs

Conduite de grue

Conduite de nacelle (PEMP)

Conduite de ponts roulants

Ecran de visualisation

Electricité

Explosion (ATEX)

Incendie

Port/traction manuelle de charges lourdes (port>15kg / traction>400kg)

Produits chimiques (**)

Produits CMR (cancérigènes, mutagènes, reprotoxiques) (**)

Rayonnements électromagnétiques

Rayonnements ionisants

Risques routiers (travailleur itinérant)

Travail de nuit (21h00-6h00)

Travail posté (2x8/3x8/5x8)

Travailleur isolé

Travaux effectués en chambre frigorifique

Travaux exposant au froid/à la chaleur (froid<5°C / chaud>28°C)

Utilisation de machines et outils dangereux

Vibrations

Equipement de protection individuelle (EPI)

ARI (appareil respiratoire isolant)

Blouse

Bouchons/casque anti-bruit

Casque/casquette de sécurité

Charlotte

Chaussures/bottes de sécurité

Combinaison étanche

Gants de manutention/gants chimiques/gants isolants (électricité)

Harnais

Lunettes de sécurité/écran facial

Manchettes anti-coupures

Masque anti-poussière/de fuite

Tee-shirt/sweat-shirt/chemise siglés

Vêtements de travail/bleu de travail

Vêtements/chasuble auto-réfléchissants

Formations : Le cas échéant, indiquez le type/niveau/catégorie (CACES, risques chimiques, pont roulant, etc.).

Risques : (**) Le cas échéant, précisez les ACD (agents chimiques dangereux) concernés.

EPI : Le cas échéant, indiquez le type/catégorie (gants, masques, etc).

Quand utiliser la fiche de fonction / fiche de poste ?

Lors du recrutement

C’est sur cette base que sont définies les aptitudes et compétences nécessaires aux candidats.

Utiliser la fiche de poste lors du recrutement garantit une sélection basée sur des critères objectifs.

Lors de l’accueil et de la formation au poste de travail

La fiche de poste permet de donner des explications sur ce qui est attendu de la personne; elle clarifie les attentes et objectifs, favorisant une intégration réussie.

Elle permet également de suivre le déroulement de la formation.

Lors de l’évaluation annuelle

Elle permet de faire un bilan sur l’atteinte des objectifs liés à la fonction.

Cette approche permet d'identifier non seulement les points forts, mais aussi les domaines où des améliorations sont nécessaires, établissant ainsi des objectifs de développement personnel pour l'année suivante.