Lorsqu’on évoque un « état d’esprit », on ne parle pas d’outils mais de principes culturels et comportementaux.
Vous trouverez tout autant la mention de 14 états d’esprit que de 10 états d’esprit. Mais alors, d’où provient cette différence ??
Les 14 états d’esprit du Kaizen sont la version originelle, popularisés par Masaaki Imai, pionnier du concept, dans son ouvrage « Kaizen : La clé du succès concurrentiel du Japon » (1986). Il y décrit une philosophie d’amélioration continue, fondée sur des valeurs comme la discipline, la collaboration et la remise en question.
Les 10 états d’esprit du lean management constitue la synthèse occidentale du Kaizen.
Là où le Kaizen se veut poursuivre un objectif de transformation culturelle, le lean management vise plutôt à vous proposer une boite à outils permettant d’adresser les problématiques de gaspillages, de management d’équipe, de goulots d’étranglement dans vos processus, etc.
Mais pour utiliser le bon outil au bon moment, encore faut-il se placer dans un état d’esprit propice à pratiquer l’amélioration continue. C’est là que se rejoignent nos « 10 états d’esprit lean management » et les « 14 états d’esprit Kaizen ».
Sur l’infographie suivante, les bulles grisées représentent les 4 états d’esprit additionnels aux 10 états d’esprit du lean management pour arriver aux 14 états d’esprit Kaizen.
Voyons maintenant comment interpréter et exploiter au mieux ces états d’esprit.
Chacun d’entre eux est illustré par un proverbe des 4 coins de monde.
En bonus, à la fin de cet article : quelques citations inspirantes sur les thématiques des 10 principes du lean management.
Etat d'esprit n°1 : Abandonnez les idées fixes, refusez l’impossibilité de changer la situation
Ce 1er principe lean vous encourage à refuser le statu quo d’une situation.
Qui n’a pas entendu un jour « On a toujours fait comme ça » alors qu’il proposait de changer une manière de faire ? Ou encore « De toute façon, ça ne sert à rien, ce sera toujours pareil » ?
Dans certains cas, si vous cherchez l’origine des habitudes que l’on vous décrit vous aurez la surprise de constater que plus personne n’en connait la genèse ; c’est juste « comme ça ».
A ce titre, cherchez sur internet le « Théorème du singe » … 😊
Lorsque ce 1er principe sera devenu une habitude, vous constaterez que des pistes de progrès inédites se font jour sans plus d’effort.
« Ce n’est pas parce qu’une idée est ancienne qu’elle est sage. »
Proverbe africain
Etat d’esprit n°2 : Cherchez ce que l’on peut faire au lieu d’expliquer ce que l’on ne peut pas faire
Ce 2ème principe pourrait se formuler autrement : « Cherchez des solutions, pas des excuses ! ». Il est directement lié au principe précédent.
Souvent, devant la peur du changement ou la crainte de ne pas atteindre l’objectif, les équipes vont vouloir se protéger derrière toutes une kyrielle de « bonnes » raisons de ne pas faire : le temps qui manque, le matériel qui n’est pas adapté, l’équipe en aval qui ne sera pas d’accord, la formation qui sera compliquée, le logiciel qui n’est pas fait pour ça, etc.
Et si on amenait l’équipe à chercher ce qu’il est possible de faire ?
« Celui qui veut trouve un moyen, celui qui ne veut pas trouve une excuse. »
Proverbe arabe
Etat d’esprit n°3 : Réalisez aussitôt les bonnes idées d’amélioration
Il est courant de voir des idées d’amélioration émises par les équipes opérationnelles reprises par leur hiérarchie … et jamais mises en œuvre ! Pourquoi ? Simplement parce que la hiérarchie met de côté l’idée en se disant : 1/ qu’il faut la peaufiner ; 2/ la valider en haut lieu ; 3/ ou encore qu’elle devrait s’inscrire dans un plan plus global …
Et si on mettait en œuvre tout de suite la proposition ?
2 intérêts à cela : En agissant rapidement, vous avez l’opportunité de tester en grandeur réelle la proposition et voir le résultat obtenu, mais surtout vous allez affirmer votre reconnaissance au collaborateur qui s’est soucié d’améliorer le travail qui lui est confié.
« Le meilleur moment pour planter un arbre, c’était il y a 20 ans. Le deuxième
meilleur moment, c’est maintenant. »Proverbe chinois
Etat d’esprit n°4 : Ne cherchez pas la perfection, gagnez 60 % tout de suite
Ce 4ème principe fait écho au principe précédent.
« Le mieux est l’ennemi du bien » dit une maxime connue. Eh oui, à vouloir atteindre la perfection, on n’entreprend rien. L’idée sous-jacente est que de grands résultats seront in fine obtenus par de petits changements incrémentaux. Ce principe est peut-être celui qui reflète le mieux l’idée d’amélioration continue.
NB : selon votre contexte, 60% peut être 40% ou tout autre mesure qui vous paraitrait atteignable.
« Un petit progrès vaut mieux qu’une grande intention. »
Proverbe anglais
Etat d'esprit n°5 : Corrigez l’erreur immédiatement, sur place
Limitons les dégâts ! Il n’est pas question ici de taire ce qui s’est passé (on verra plus tard qu’il faut chercher la cause et la corriger) mais bien de stopper ou au moins de limiter les conséquences de l’erreur. Vous êtes ici dans la démonstration parfaite de l’action curative.
Ce principe amène également à promouvoir la responsabilisation des collaborateurs et l’auto-discipline.
« Le feu se combat là où il brûle. »
Proverbe asiatique
Etat d’esprit n°6 : Trouvez des idées dans la difficulté, profitez des problèmes pour progresser
Chouette … un problème !
Et si, au lieu de se lamenter, nous étions capables de voir dans un dysfonctionnement le moyen de s’améliorer ? Le dysfonctionnement nous aide à focaliser sur la ou les étapes du processus qui peuvent être source de progrès. Profitons-en
C’est dans l’adversité que se révèle les meilleurs contributeurs à l’amélioration continue. Le problème agit alors comme un catalyseur.
« Les pierres sur le chemin ne sont pas des obstacles, mais des marches. »
Proverbe indien
Etat d’esprit n°7 : Cherchez la cause racine (en utilisant les 5 pourquoi ?), puis cherchez la solution
Nous y voilà ! Plus haut, nous avons vu qu’il était préférable de corriger tout de suite une erreur.
Pour autant, cela ne doit pas vous détourner d’une analyse sérieuse des causes racines afin de : 1/ être sûr d’avoir défini clairement le problème à résoudre ; 2/ mettre en place ce qui évitera la récidive.
« Si tu veux que l’eau soit claire, commence par nettoyer la source. »
Proverbe chinoIS
Etat d'esprit n°8 : Prenez les idées de 10 personnes plutôt qu’attendre l’idée géniale d’une seule
Quel que soit le métier considéré, il y a peu de génies. Mais il y a autour de vous des équipes qui, du fait de leur connaissance pointue de leur poste, sont pourvoyeurs d’idées d’amélioration. Il suffit de les écouter !
Ce principe est directement complémentaire du principe « Réaliser aussitôt les bonnes idées d'amélioration » ainsi que du principe « Ne pas chercher la perfection, gagner 60 % tout de suite »
« Deux têtes valent mieux qu’une. »
Proverbe français
Etat d’esprit n°9 : Essayez, puis validez
Ce principe découle très naturellement des principes 2 – 3 – 4, et prône les valeurs de l’expérimentation. Il n’est jamais grave de se tromper si on ne s’entête pas dans l’erreur. Ainsi, essayer une solution, mesurer ses résultats, en être déçu, décider de suivre une autre piste, et finalement arriver à une conclusion satisfaisante, vous feront toujours apprendre et progresser sur le chemin de l’amélioration continue.
Et rappelez-vous le PDCA : mettez en œuvre, contrôlez le résultat, adaptez la solution.
« L’expérience est une lanterne qu’on porte dans le dos : elle éclaire le
chemin parcouru. »Proverbe chinois
Etat d’esprit n°10 : L’amélioration continue est infinie et commence chez soi
Ce 10ème principe véhicule 2 idées :
Comme évoqué plus haut, de grands résultats seront obtenus par la somme de plusieurs petites améliorations. On parle alors de « quick wins », ces petites avancées qui n’ont l’air de rien mais qui mises bout à bout vous feront faire des pas de géant. Surtout, elles permettent de mettre en lumière les progrès et vous aident ainsi à promouvoir la démarche.
« L’eau qui coule finit par creuser la pierre. »
Proverbe JAPONAIS
Et plutôt que de demander au service voisin de s’y mettre, commencez par traiter vos propres dysfonctionnements. Vous donnerez ainsi l’exemple et entrainerez les autres dans le cercle vertueux du progrès.
« On voit la paille dans l'œil de son voisin, mais pas la
poutre dans le sien. »Proverbe français
Nous voici arrivés au terme des 10 états d’esprit du lean management.
Voyons maintenant les 4 états d’esprit additionnels du Kaisen :
Etat d’esprit n°11 : Ne jugez pas, ne blâmez pas
2 idées derrière ce principe :
- Propositions d’amélioration : Prônez la bienveillance dans l’équipe. Tout comme dans le cadre d’un brainstorming, rappelez que toutes les idées doivent s’exprimer.
- Dysfonctionnement : Plutôt que de chercher un coupable, cherchez ensemble une solution au problème survenu. Et rappelez-vous le principe n°6 : Transformez le problème en opportunité d’amélioration. Pensez positif !
Etat d’esprit n°12 : Mesurez le progrès et communiquez sur celui-ci
Au fil des 10 états d’esprit lean, vous avez compris que les petites marges de progression font plus pour l’amélioration continue qu’une transformation de type big-bang.
Néanmoins, il est essentiel de mesurer le chemin parcouru grâce à chaque changement mis en œuvre : Non seulement, ceci contribuera à valoriser le travail accompli mais sera un excellent moyen d’encourager les efforts, et d’entrainer toujours plus de collaborateurs dans la démarche.
Enfin, mesurer sans communiquer serait un peu comme un essai non transformé puisque les résultats resteraient imperceptibles en dehors du cercle de ceux qui auront participé aux progrès accomplis.
Etat d’esprit n°13 : Sachez copier et améliorer
Ne tombez pas dans le syndrome de l’imposteur !
Ce principe ne vous incite pas au plagiat mais plus simplement à ne pas réinventer la roue …
Copier, c’est d’abord observer ce qui fonctionne ailleurs, l’adapter à son contexte, et y ajouter sa propre valeur. C’est aussi savoir utiliser l’existant comme un tremplin, point de départ de l’amélioration continue.
Etat d’esprit n°14 : Le processus conduit au résultat
Ici, il s’agit (pour un instant seulement !) d’oublier le résultat et de se focaliser sur le chemin qui conduit à l’atteinte des objectifs. C’est en analysant les différentes étapes du processus que vous identifierez les inefficacités et les potentiels d’amélioration.
Bonus ! Quelques citations inspirantes
« L'imagination est plus importante que
le savoir. »Albert EINSTEIN (Physicien)
« La vraie faute est celle qu'on ne
corrige pas. »Confucius (Philosophe)
« Celui qui ne connaît pas la cause ne
peut guérir le mal. »Hippocrate (Médecin)
« Ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait. »
Mark TWAIN (Ecrivain)
« Chaque difficulté rencontrée doit être l'occasion d'un nouveau progrès. »
Pierre de COUBERTIN (Historien)
« Aucun de nous ne sait ce que nous savons
tous, ensemble. »Euripide (Tragédien)
« Si vous n'essayez jamais, vous ne réussirez jamais, mais si vous essayez,
vous risquez de vous étonner vous-même. »Charles-Augustin SAINTE-BEUVE (Ecrivain)
« Le projet est le brouillon de l'avenir. Parfois, il faut à l'avenir des
centaines de brouillons. »Jules RENARD (Ecrivain)
« Le voyage de mille lieues commence par un pas. »
LAO TSEU (PHILOSOPHE)
« Si tu veux que les choses changent, commence par changer toi-même. »
Gandhi (Avocat)
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